Die Zeit versickert zwischen Posteingang, TMS und Excel.
Frachtpapiere abtippen, Anfragen sortieren, Statusauskünfte geben: Arbeit, die jeden Tag anfällt, niemanden weiterbringt und bei Saisonspitzen zuerst kippt. Genau dort setzen wir an — mit einem Piloten zum festen Preis.
Erstgespräch 30 Minuten, direkt mit jemandem, der sechs Jahre in der Branche verantwortet hat.
In Speditionen und bei Logistikdienstleistern liegt die Handarbeit selten im Kern des Geschäfts, sondern drumherum: im Posteingang, in der Übertragung von Papier ins System, in Auskünften, die jemand anders schon zehnmal gegeben hat. Die Prozesse sind über Jahre gewachsen, die Margen sind dünn, und in der Spitze arbeitet das Team ohnehin am Limit.
Genau diese Kombination macht die Branche zu einem guten Fall für agentische Automatisierung — und gleichzeitig zu einem schlechten für Standardwerkzeuge von der Stange. Was hier zählt, sind die Ausnahmen: der Beleg, der anders aussieht, das Feld, das nicht geraten werden darf, der Vorgang, der an einen Menschen gehört. Diese Seite beschreibt, wie wir das angehen, und was es voraussetzt.
Die Branchenübersicht mit den anderen Umfeldern steht unter Lösungen.
Vier Prozesse, die wir in der Logistik zuerst anfassen würden.
Alle vier haben dasselbe Muster: hohes Volumen, immer gleiche Entscheidungen, teure Ausnahmen. Das ist genau der Zuschnitt, in dem Agenten zuverlässig sind — und an dem sich Erfolg in Minuten messen lässt.
Frachtdokumente erfassen
Lieferscheine, Frachtbriefe, Ladelisten, Zollpapiere — strukturiert ins System statt abgetippt. Mit Prüfschritt überall dort, wo ein Zahlendreher zollrelevant oder abrechnungsrelevant wird.
Anfragen aus dem Maileingang vorqualifizieren
Relation, Sendungsdaten, Termin und Besonderheiten aus einer formlosen Mail ziehen, gegen Ihre Stammdaten prüfen und als vorbereiteten Vorgang ablegen. Der Disponent entscheidet, er sucht nicht mehr.
Sendungsstatus beantworten
Wo ist meine Sendung — eine der häufigsten Fragen im Kundenservice und die mit dem geringsten Erkenntniswert. Beantwortet aus TMS und Carrier-Portalen, mit Eskalation an einen Menschen, sobald etwas nicht stimmt.
Abrechnung abgleichen
Auftrag, Frachtbrief und Eingangsrechnung gegeneinander prüfen, Abweichungen markieren statt Zeile für Zeile vergleichen. Bei zwei bis fünf Prozent Marge ist das kein Nebenschauplatz.
Für wen sich der Pilot lohnt.
Das passt, wenn …
- ein Prozess bei Ihnen mindestens fünfzig Mal pro Woche läuft
- dieselben Daten mehr als einmal von Hand in ein System wandern
- Saisonspitzen regelmäßig zu Überstunden oder Rückstau führen
- jemand im Haus die Zeit hat, uns einen halben Tag über die Schulter schauen zu lassen
Das passt nicht, wenn …
- der Prozess selten läuft — unter fünfzig Vorgängen pro Woche trägt die Rechnung meist nicht
- die Daten ohnehin schon per EDI strukturiert ankommen; dann ist eine Schnittstelle billiger als ein Agent
- der eigentliche Engpass das TMS ist und nicht die Handarbeit davor
- niemand entscheiden darf, was bei Unsicherheit passieren soll
Vom Walkthrough zur Messung — in drei Wochen.
Dasselbe Vorgehen wie bei jedem Automatisierungs-Piloten, nur mit Ihren Papieren und Ihren Systemen statt mit einer Demo.
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Prozess-Walkthrough am Arbeitsplatz
Wir sehen dem zu, der es täglich macht — in der Disposition, im Kundenservice oder in der Abrechnung. Dabei nehmen wir zwei Zahlen auf: Vorgänge pro Woche und Minuten pro Vorgang. Und wir sammeln dreißig echte Belege ein, keine Musterdokumente.
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Pilot an Ihren echten Daten
Wir bauen die Automatisierung gegen Ihre Systeme: Postfach, TMS oder ERP, Ablage. Kein Systemwechsel, keine Migration. Kritische Felder bekommen eine Freigabe durch Ihr Team, jeder Lauf ein Protokoll.
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Messung gegen die Ausgangszahlen
Dieselben zwei Zahlen noch einmal, erhoben nach derselben Methode — plus die Quote der Fälle, die ein Mensch korrigieren musste. Erst wenn die Rechnung aufgeht, reden wir über weitere Prozesse oder laufenden Betrieb.
Sechs Jahre Verantwortung für die Plattform eines Logistik-Dienstleisters.
Als Head of Software Engineering bei LetMeShip ging es nicht um Logistik als Thema, sondern um Logistik als Tagesgeschäft: Carrier-Anbindungen, Preislogiken, Sendungsdaten, Reklamationen, Nachtläufe. Diese Jahre sind der Grund, warum wir in der Branche keine Einarbeitungszeit berechnen.
Was daraus folgt, ist vor allem Skepsis an den richtigen Stellen. Logistikdokumente sind nicht das, was Anbieter in Demos zeigen: Sie kommen als Fax-Scan, als Foto vom Handy des Fahrers, als PDF mit einem Layout, das nur dieser eine Carrier benutzt. Felder stehen nicht an fester Stelle, Abkürzungen sind hausgemacht, und bei Zoll- und Gefahrgutangaben ist eine plausible Vermutung des Modells schlimmer als eine Lücke.
Deshalb bauen wir hier enger: harte Prüfregeln auf den Feldern, die Geld oder Haftung berühren, Freigabe durch einen Menschen an den teuren Stellen, und ein Protokoll, mit dem sich im Zweifel rekonstruieren lässt, woher ein Wert kam. Das allgemeine Vorgehen steht auf der Seite zur KI-Automatisierung; wie wir Agenten dauerhaft in eine Entwicklungsorganisation bringen, steht unter AI-Pipeline.
- Lieferschein, Frachtbrief und CMR aus Scans unterschiedlicher Qualität
- Zoll- und Ausfuhrdokumente — mit Lücke statt Vermutung bei unsicheren Feldern
- Ladelisten und Packlisten, auch als Tabellen ohne feste Spalten
- Gefahrgutangaben: erkannt und markiert, nie automatisch durchgewinkt
- Carrier-Portale und TMS-Schnittstellen statt eines weiteren Werkzeugs
Fester Preis, genannt nach dem Walkthrough.
Wir nennen den Preis, wenn wir den Prozess gesehen haben, und fixieren ihn schriftlich vor dem Start. Vorher wäre er geraten — Systemlandschaft und Belegqualität bestimmen den Aufwand stärker als die Branche.
Wie wir die Rechnung aufmachen (Beispielzahlen, kein Kundenergebnis): 200 Vorgänge pro Woche, 12 Minuten Handarbeit pro Vorgang sind 40 Stunden die Woche. Bleiben nach der Automatisierung 3 Minuten Prüfung pro Vorgang, sind das 10 Stunden — 30 Stunden Differenz. Mit Ihrem internen Stundensatz ergibt das die Amortisationsdauer. Diese Rechnung stellen wir vor dem Piloten auf, nicht danach, und mit Ihren Zahlen statt mit unseren.
Ehrlichkeits-Klausel: Wenn Volumen und Zeitersparnis die Kosten nicht tragen, sagen wir das im ersten Gespräch. Dann sparen Sie das Geld und wir die Zeit.
Ich weiß, wie Speditions-Mails aussehen, was auf Frachtpapieren steht und wie viel Zeit zwischen Posteingang, TMS und Excel versickert. Das muss mir niemand in einem Workshop erklären.
Was Logistiker uns zuerst fragen
Was ist mit zollrelevanten Angaben — darf da überhaupt eine KI ran?
Lesen ja, entscheiden nein. Zoll- und Ausfuhrdaten werden erfasst und vorgeschlagen, aber nie ohne Freigabe übernommen. Wo das Modell unsicher ist, lässt es das Feld leer und markiert es — eine Lücke kostet eine Minute, eine falsche Zahl kostet deutlich mehr. Die Anbindung an Ihre Zollsoftware bleibt unverändert.
Wir bekommen vieles schon per EDI. Lohnt sich das dann noch?
Für die EDI-Strecke nicht — dort ist eine saubere Schnittstelle billiger und zuverlässiger als jeder Agent. Interessant ist genau der Rest: die Kunden und Subunternehmer, die per Mail, PDF oder Telefon arbeiten und für die sich eine EDI-Anbindung nie gelohnt hat. Erfahrungsgemäß ist das der Teil, der die meiste Handarbeit erzeugt.
Unsere Dokumente sind schlechte Scans. Funktioniert das überhaupt?
Das ist die eigentliche Frage, und sie lässt sich vor dem Piloten beantworten: Wir nehmen im Walkthrough dreißig echte Belege mit — die schlechten ausdrücklich eingeschlossen — und sagen Ihnen danach, welche Quote realistisch ist. Wenn die Belegqualität den Fall kippt, erfahren Sie das, bevor Geld fließt.
Was passiert bei Gefahrgut?
Gefahrgutangaben werden erkannt und markiert, aber grundsätzlich nicht automatisch verarbeitet. Ein Vorgang mit ADR-Kennzeichnung geht in jedem Fall an einen Menschen. Das ist bewusst konservativ und war in jedem Gespräch bisher die erwartete Antwort.
Wie geht das mit unseren Subunternehmern und deren Daten um?
Im Walkthrough klären wir, welche Daten überhaupt fließen und welche Verarbeitung Ihre Verträge abdecken. Wo nötig arbeiten wir mit Verarbeitung in der EU. Was sich vertraglich nicht sauber abbilden lässt, wird nicht automatisiert — auch wenn es technisch ginge.
Was ist mit den Kolleginnen und Kollegen, die das heute machen?
Ihre Arbeit verschiebt sich von der Erfassung zur Prüfung und zu den Fällen, die wirklich eine Entscheidung brauchen — in der Logistik sind das genug. Wir empfehlen, den Betriebsrat früh einzubeziehen; wir sagen dort dasselbe wie hier, und das hat bisher Diskussionen verkürzt statt verlängert.
Welcher Vorgang frisst bei Ihnen die meiste Zeit?
Dreißig Minuten, direkt mit den Leuten, die den Piloten bauen würden. Sie bekommen eine ehrliche Einschätzung, ob sich das rechnet — und wenn nicht, woran es liegt.
Gern auch mit einem Beleg aus Ihrem Alltag im Gepäck. Daran lässt sich mehr zeigen als an jeder Folie.